一 为什么要做论文数据备案

  根据2019年6月中共中央办公厅、国务院办公厅《关于进一步弘扬科学家精神加强作风和学风建设的意见》的要求，论文等科研成果发表后1个月内，要将所涉及的实验记录、实验数据等原始数据资料交所在单位统一管理、留存备查。

  根据《科技部 自然科学基金委关于进一步压实国家科技计划（专项、基金等）任务承担单位科研作风学风和科研诚信主体责任的通知》（国科发监〔2020〕203号）的要求，各从事科研活动的各类科研院所、高校、企业、社会组织需要建立并严格执行科研数据汇交制度，确保本单位科研活动的原始记录及时、准确、完整，保存得当，做到可查询、可追溯。

  根据《中山大学学术道德规范》（中大研院〔2020〕46号）的要求，论文投稿须使用中山大学公务电子邮箱，论文等科研成果以中山大学作为第一署名单位的，被接受后1个月内，须将所涉及的实验记录、实验数据、调查数据等原始数据资料上传学校论文数据管理系统。

二 什么是RDD

  2016年，中山大学肿瘤防治中心建立了科研数据存储（RDD，Research Data Deposit）平台，作为科研数据真实可靠的有力保障措施，有助于科研数据的可溯源性，推进临床相关研究的规范化，提高临床相关研究的质量和公信度。肿瘤防治中心RDD经过了四年的运行，积累了宝贵的使用经验。

  2020年9月，第14次校长办公会决定，启动学校论文数据备案平台建设，不上平台、不提供相关信息的论文，一概不予认可。中山大学学风建设办公室基于肿瘤防治中心RDD进行优化，使科研数据的审核备案功能扩展到全校所有院系及附属医院，增加了论文作者邮件确认功能，调整了审核流程，完善备案记录的查询统计等功能，并将备案记录（不包括原始数据）通过中山大学的信息交换平台分享给人事处、科研院、图书馆等部门使用。

三 RDD的备案流程

  RDD的备案主要分为作者确认和原始数据审核两阶段。首先，上传者要使用自己的NetID登录RDD平台（http://rdd.sysu.edu.cn），平台会检查该NetID所属单位是否已经启动了RDD的审核业务。如果已经启动，则上传者就可以选择论文的类型、录入论文的作者清单（中山大学的作者必须使用中山大学的公务电子邮箱），并根据作者单位的数据规范要求提交论文相关原始数据。

  上传者提交申请后，RDD将向作者清单中所有作者分别发送电子邮件，请其确认其作者身份。如果所有作者均确认，则进入数据审核环节；如果清单中的作者存在否则其作者身份的情况，或者长时间未回复邮件，则上传者可以联系本单位的作者审核员，请其退回RDD申请记录重新修改。

  在数据审核环节，RDD平台会将上传者提交的原始数据分派给两个初审员进行审核，初审员可以给出“通过”、“不通过”或者“返回修改”的意见。如果两个初审员一致“通过”，则RDD平台将为上传者的申请记录分配一个RDD号，审核结束；如果一致“不通过”，上传者的申请记录将不能得到RDD号，审核结束；如果一致“返回修改”，则RDD平台将通知上传者补充修改再重新提交。如果两个初审员意见不一致，RDD平台将把上传者提交的原始数据分派给一个终审员进行审核，终审员也可以给出“通过”、“不通过”或者“返回修改”的意见，终审员的意见为最终结论。

四 如何开展RDD的审核工作

  中山大学RDD平台以学院、直属系和附属医院为单位组织数据审核，RDD平台的后台管理为中山大学学风建设办公室。各单位需指派本单位的管理员，组织制订本单位的审核制度与原始数据上传数据规范，并组建审核团队。

1. 指派机构管理员

  各单位均需指派一人作为本单位的机构管理员与研究生院对接。机构管理员负责所属单位的初审员、终审员、机构审核员的授权与管理，设置论文类型。

2. 选择论文类型

  各单位可以选择几种论文类型。如果需要的话，可以与平台管理员联系为单位创建特定的论文类型，每种论文类型可以独立设置一些数据字段，以适应论文备案审核的需要。例如医科的：

3. 制订审核制度

  各单位为保障RDD审核工作的正常运行，实现公开、公平、公正的科学管理，必须制订本单位的RDD审核制度。审核制度应说明本单位审核团队的组成结构、审核人员的职责、审核的方式、保密条款等方面的内容。

4. 制订数据规范

  各单位根据自身的专业情况，制订上传者提交的原始数据的相关数据规范。数据规范建议在既足以满足检验原始数据真实性，又便于开展审核工作的前提下制订。

5. 组建审核团队

  各单位根据自身论文类型的数量，以及每年发表论文的数量来组建审核团队。一般情况下，机构管理员需要一人，作者审核员需要一人，每种论文类型至少需要两位初审员和一位终审员。

  初审员和终审员要遵守审核制度，熟悉数据规范，签署保密及利益回避的承诺书。

五 关于上传者原始数据的保密问题

  上传者提交的原始数据只有在审核阶段才能被本单位的初审员和终审员访问，初审员和终审员均要签署保密及利益回避的承诺书，承诺：①在任何情况下，均不会以任何形式传播、复制、修改上传者备案的原始数据；②不对研究者备案的数据进行任何科学分析或再研究；③当与所审核论文的核心作者存在利益关系、亲属关系等情况时，应主动回避。

  审核流程结束后，无论是否通过了审核获得RDD号，初审员和终审员均不能再访问原始数据。

  RDD的后台由中山大学学风建设办公室进行管理，只有在需要开展调查时，才能依流程申请调取相关的论文原始数据。